W jakich branżach najczęściej korzysta się z usług outsourcingu?

Wiele mówi się o outsourcingu w przypadku nowoczesnych biznesów. Outsourcing można zdefiniować przede wszystkim, jako sposób na strategiczne wykorzystanie zasobów zewnętrznych do wykonywania czynności, które do tej pory, tradycyjnie, były obsługiwane przez wewnętrzny personel i zasoby w obrębie firmy. Dzieje się tak, ponieważ outsourcing to znakomita okazja, by zlecać niektóre zadania do wyspecjalizowanych i wydajnych usługodawców, którzy tym samym, stają się cenionymi partnerami w każdym biznesie. Kto może korzystać z outsourcingu?

Outsourcing – co warto o nim wiedzieć?

Istnieje wiele różnych form outsourcingu – należą do nich m.in. zlecenie zewnętrznemu wykonawcy stworzenia strony internetowej, napisania aplikacji mobilnej, wdrożenia systemu IT… ale nie tylko. Tak się składa, że outsourcing, choć często kojarzony z branżą informatyczną, może być stosowany w wielu innych firmach. Ogólnie, sprawdzi się wszędzie tam, gdzie posiadanie określonego zespołu może być kosztownym rozwiązaniem.

Outsourcing to pojęcie dość szerokie, ale najczęściej używa się go do zdefiniowania zadań, procesów lub funkcji, które wykonywane są przez osoby spoza przedsiębiorstwa. Najczęściej outsourcing przyjmuje różne formy i zakłada, m.in.:

• Zatrudnianie niezależnych i w pełni wyspecjalizowanych pracowników zewnętrznych do wykonywania zadań, które nie są obecnie prawidłowo lub skutecznie prowadzone przez obecnych pracowników;
• Kontrakty z firmami outsourcingowymi oferującymi szeroki zakres usług;
• Współpracę z zewnętrzną agencją, która może pomóc znaleźć odpowiednich wykonawców outsourcingowych;
• Korzystanie z wirtualnych asystentów i innych freelancerów pracujących w domu.

Dlaczego firmy zlecają część działań na zewnątrz?

Istnieje wiele powodów, dla których firma może zdecydować się na outsourcing niektórych funkcji biznesowych. Niektóre z najczęstszych przyczyn to:

• Obniżenie i kontrola kosztów operacyjnych (najczęstszy powód);
• Poprawa warunków pracy w firmie;
• Uzyskanie dostępu do innych możliwości i wiedzy osób zewnętrznych;
• Uwolnienie zasobów wewnętrznych do innych celów i zadań;
• Usprawnienie lub zwiększenie wydajności pracowników wewnątrz firmy;
• Maksymalizacja wykorzystania zasobów zewnętrznych;
• Dzielenie ryzyka z firmą partnerską.

Outsourcing stał się popularny dopiero w latach 90., kiedy oszczędność kosztów stała się dużym problemem dla wielu firm.

Outsourcing – w jakich branżach sprawdzi się najlepiej?

Outsourcing to szerokie pojęcie – w Polsce bardzo często używa się go w odniesieniu do branży IT lub tak zwanego BPO (czyli Business Process Outsourcing). Z usług outsourcingowych może skorzystać wiele firm – wszystko zależy od jej potrzeb oraz możliwości rynkowych. Najczęściej z tego rodzaju usług biznesowych (oprócz IT) korzysta się w świecie finansów, księgowości, zakupów, logistyki, badań i rozwoju oraz obsługi klienta (zwłaszcza multijęzycznej).

Ze względu na różnorodność potrzeb biznesowych, o outsourcingu można mówić praktycznie w oparciu o każdy biznes. Każde zadanie, które można wykonać na miejscu, może być również zlecone na zewnątrz przedsiębiorstwa. Większość właścicieli firm decyduje się na outsourcing, jako sposób na pozyskanie „wirtualnego” pracownika do obsługi zadań, które nie wymagają jeszcze zatrudnienia w pełnym lub nawet niepełnym wymiarze godzin. To dla nich ogromna oszczędność – odchodzi, bowiem konieczność utworzenia stanowiska, płacenia wszelkich składek. W zależności od konkretnego rodzaju działalności, można rozważyć skorzystanie z usług wykonawcy zewnętrznego lub firmy do obsługi takich zadań, jak:

• Księgowość i finanse, czyli wszelkiego rodzaju obsługa kadrowa firmy (bardzo często mówi się o tzw. outsourcingu rachunkowym, który polega na przekazaniu pełnej obsługi księgowej zewnętrznemu, dedykowanemu podmiotowi);
• Zasoby ludzkie (HR) – w tym osoby, które zajmują się office managementem i pomagają w organizacji wydarzeń, administracji kadrowej, zaopatrzeniu;
• Obsługa klienta (na poziomie lokalnym, jak i multikulturowym);
• Pomoc techniczna;
• Praca projektowa;
• Tworzenie stron internetowych;
• Zadania z zakresu IT (w tym rozbudowa zespołów o pracowników zdalnych, zwłaszcza trudnych do pozyskania w normalnych warunkach specjalistów IT);
• Zarządzanie dokumentacją i środkami trwałymi
• Marketing mediów społecznościowych;
• Pisanie blogów lub innych treści (copywriting), a także transkrypcje;
• Szeroko pojętny marketing;
• Public relations;
• Logistyka i spedycja;
• Projektowanie i grafika;
• Przeprowadzanie audytów wewnętrznych, w obrębie firmy;
• Tworzenie prezentacji (takich jak PowerPoint lub Keynote).

Wiele firm zatrudnia nawet zlecone na zewnątrz stanowiska na poziomie „C”, takie jak tymczasowy dyrektor finansowy. Jest to popularnie rozwiązanie szczególnie wtedy, gdy firma znajduje się na wczesnym etapie rozwoju. Nie ma praktycznie żadnych ograniczeń, co do możliwości outsourcingu. Do najpopularniejszych rozwiązań należy outsourcing finansów, rachunkowości oraz w obrębie branży IT.

Outsourcing – rozwiązanie dla małych i dużych firm

Niestety, wielu przedsiębiorców wciąż postrzega outsourcing jako strategię, która jest zarezerwowana wyłącznie dla dużych firm. Nic bardziej mylnego – obecna, nowoczesna technologia sprawiła, że outsourcing i dzielenie się możliwościami na odległość jest dostępne także dla mniejszych marek.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy nadchodzi czas, by skorzystać z outsourcingu. Nie ma na to jednej prostej odpowiedzi. Niektóre firmy posiadają własny personel, który, na co dzień zajmuje się określonymi projektami. Czasem jednak potrzebna jest pomoc z zewnątrz, zwłaszcza w momentach, gdy podejmowane są nowe projekty, które wymagałaby zatrudnienia kolejnego pracownika. Kiedy pracownicy przestają mieć odpowiednie umiejętności lub czas, by w pełni zaangażować się w dane zlecenie – warto rozważyć skorzystanie z usług outsourcingowych.

Jakie zadania, niezależnie od branży, warto zlecić w ramach outsourcingu?

Małe i średnie firmą powinny jasno określić swoje podstawowe kompetencje i na ich podstawie wytypować braki w swoich wewnętrznych zasobach. Outsourcing pomaga firmom przenieść część obowiązków na zewnętrznych dostawców, którzy jednocześnie są specjalistami w danej dziedzinie. Na outsourcing najczęściej decydują się firmy, które nie mogą sobie pozwolić lub nie mogą znaleźć wykwalifikowanej siły roboczej, działającej w określonych obszarach biznesowych.

Jakie zadania zdecydowanie warto zlecić na zewnątrz firmy? Szczególnie takie, które zakładają:

• Konieczność skorzystania z wysoko wykwalifikowanej kadry – istnieją takie aspekty prowadzenia biznesu, które zdecydowanie warto przekazać osobom o odpowiednich kompetencjach. Dobrym rozwiązaniem jest outsourcing kadrowości, księgowości, czy wszelkich usług prawnych.
• Wysoką powtarzalność zadań – np. składanie zamówień, przygotowywanie zobowiązań do zapłaty, wprowadzanie danych do systemów także mogą należeć do tej kategorii.

Z outsourcingu powinna skorzystać również każda firma, która potrzebuje wykorzystać wiedzę specjalistyczną, przede wszystkim z zakresu IT. Zatrudnienie kadry specjalistów z branży internetowej wiąże się z ogromnymi kosztami, dlatego część usług można outsourcingować. Do najpopularniejszych należy korzystanie z dostawcy usług hostingowych czy innych systemów informatycznych, wspomagających działanie firmy.

Najczęściej outsourcing IT polega na przekazywaniu usługodawcy zlecenia wykonania oraz utrzymania w całości, bądź w części systemu IT przedsiębiorstwa. Tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie w pełni wykwalifikowanego zespołu jest skorzystanie z usług firmy, która specjalizuje się w dostarczaniu dedykowanego firmom oprogramowania. Outsourcingowi często podlega także zlecanie stworzenia kompleksowych rozwiązań dla e-handlu oraz projektowanie stron WWW. To dwa elementy, które są projektowane przez zewnętrzne firmy. Z takich usług korzysta wiele firm, niezależnie od branży.

Dowiedz się więcej o outsourcing na: https://ttpsc.com/pl/nearshoring-and-offshoring/

#Artykuł sponsorowany