System do zarządzania firmą – czy jest mi potrzebny?

Technologia z miesiąca na miesiąc – szczególnie w ostatnim czasie – wytrwałym i szybkim krokiem podąża naprzód. Sukcesywnie przekształca zachowania, potrzeby i procesy zachodzące zarówno w sferze prywatnej naszego życia, jak i zawodowej. Prowadząc firmę, niezależnie tak naprawdę od jej wielkości, należy śledzić bieżące informacje na temat biznesowych trendów i starać się implementować w swojej działalności rozwiązania, które skutecznie podtrzymywałyby jej konkurencyjność. Taka idea przyświeca przedsiębiorcom, którzy decydują się na wdrażanie systemów ERP, czyli kompatybilnych środowisk aplikacyjnych integrujących procesy danej firmy w ramach spójnej bazy danych. Co charakteryzuje takie rozwiązanie oraz – przede wszystkim – kiedy może być ono warte uwagi?

System ERP – co to takiego?

Termin ten oznaczania nic innego, jak zintegrowany system informatyczny stworzony z myślą o wsparciu zarządzania przedsiębiorstwem. To rozwiązanie przydatne z perspektywy firm, których działy funkcjonują w oparciu o odrębne programy, w których brak spójności przepływu danych. Oprogramowanie do zarządzania niweluje ten problem, integrując bazy danych i umożliwiając dostęp do informacji w czasie rzeczywistym – niezależnie od tego, czy pracujemy na produkcji, w dziale sprzedaży, księgowości czy na magazynie. Odpowiednio dobrane funkcjonalności automatyzują procesy w niezbędnym dla danej jednostki obszarze. W światowej czołówce producentów rozwiązań ERP plasuje się m.in. technologiczny gigant Microsoft odpowiedzialny za zaawansowany i innowacyjny system Dynamics 365 Business Central.

Zgodnie z badaniami GUS z 2019 roku, rynek ERP w Polsce stopniowo się rozwija, zdecydowanie przodując w sektorze dużych firm – niemal 90% z nich korzysta obecnie z opisywanego rozwiązania. Szerokie pole do dalszej eksploatacji pozostaje zaś cechą MŚP, które wolniej implementują popularne na zagranicznych rynkach oprogramowania, choć i to ulega z roku na rok poprawie. Czy warto zatem dołączyć do grona firm użytkujących system ERP? Na pewno warto rozważyć taki scenariusz pod kątem możliwych korzyści.

Automatyzacja i zwiększona wydajność

Integracja informacji w obrębie jednolitej bazy danych sprzyja odejściu od ręcznego przeprowadzania wielu procesów, które w tej formie okazują się żmudne i po prostu mało efektywne. Zaoszczędzony czas ułatwia wielozadaniowość, zwiększa szansę na produktywność pracowników i ułatwia im realizację projektów, zapewniając dostęp do na bieżąco aktualizowanych danych. System można wykorzystywać na każdym szczeblu hierarchii firmy, standaryzując działania zarówno pracowników szeregowych, jak i kadry zarządzającej, która zyskuje większą kontrolę nad obecną sytuacją wszystkich działów. Przejrzyste dane stanowią z kolei punkt wyjścia dla rzetelnej analityki, która w nowoczesnych oprogramowaniach może być wspierana za pośrednictwem dodatkowych narzędzi aplikacyjnych, takich jak Power BI kompatybilne z systemem Dynamics 365 Business Central.

Wzrost poziomu obsługi

Zadowolenie klientów to elementarna składowa sukcesu przedsiębiorstwa, niezależnie czy mówimy tu o branży B2C czy B2B. Walka o konsumentów zaczyna się już na poziomie wewnętrznych procesów firmy, które prawidłowa implementacja systemu ERP może uczynić znacznie bardziej wydajnymi. Przede wszystkim, zautomatyzowane funkcjonalności zmniejszają ryzyko ewentualnych pomyłek ludzkich, zaś nieograniczony dostęp do bieżących informacji umożliwia szybkie reagowanie na zmiany, co jest szczególnie docenianą zaletą z perspektywy magazynów i działów zaopatrzenia. Spójne środowisko pracy przekłada się na redukcję braków, wydajne dysponowanie gospodarką materiałową, a tym samym – szybsze realizacje zamówień.

Mobilność

Rok 2020 zmusił wiele przedsiębiorstw do przejścia w zdalny model pracy, który wciąż pozostaje obiektem spekulacji – czy zostanie on z powrotem wyparty przez tradycyjną formę biurową, czy stanie się standardem nawet po końcu pandemii COVID-19? Całkowity odwrót od home office wydaje się być niemożliwy, dlatego warto szukać rozwiązań, które jak najlepiej usprawnią procesy działów w takim, a nie innym modelu pełnienia służbowych obowiązków.

Zaawansowany technologicznie system ERP, taki jak Dynamics 365 Business Central, wydaje się być na to wysoce adekwatną odpowiedzią. Zapewnia on dostęp do środowiska aplikacji z poziomu mobilnych urządzeń, zaś kompatybilność z innymi programami Microsoft stwarza kompletne środowisko pracy w ramach znanego wielu pakietu Office 365. Korzystając z odpowiedniego oprogramowania jesteśmy zatem w stanie utrzymać wydajne rozporządzanie dokumentacją czy delegowanie zadań mimo znacznej odległości.

Co więcej, zgodnie z The 2020 ERP Report opracowanym przez Panorama Consulting Group, prawie 63% światowych przedsiębiorstw wykorzystujących systemy ERP zdecydowało się na skorzystanie z chmury obliczeniowej. Jest to inteligentna technologia użytkowana m.in. na rynku ERP, która stanowi integralną część cyfrowej transformacji, pogłębiającej proces digitalizacji biznesu i mobilności pracy. Co ciekawe, rozwiązanie chmurowe stanowi odpowiedź przede wszystkim na potrzeby sektora małych i średnich przedsiębiorstw.

Kontrola nad finansami

Implementacja nowoczesnego narzędzia technologicznego, jakim jest system ERP pozwala na rzetelne monitorowanie przepływów pieniężnych firmy, dając kadrze zarządzającej większą kontrolę. Oprogramowanie takie jak Dynamics 365 Business Central, wyposażone w moduł dedykowany specjalnie temu obszarowi pozwala na bardziej płynną i optymalną obsługę należności oraz zobowiązań, ułatwiając pracę działów finansowych za sprawą konsolidacji danych, szybkiego raportowania i szczegółowych analiz.

Trudno przeoczyć tu również kwestię oszczędności, jakie firma jest w stanie osiągnąć za sprawą automatyzacji czy też adekwatnego rozporządzania zasobami materiałowymi za sprawą wykorzystywanej w systemie ERP sztucznej inteligencji, co stanowi szczególnie istotny czynnik z perspektywy firm produkcyjnych.

Statystyki firmy Allied Market Research ukazują, że światowe wpływy rynku ERP powinny z roku na rok zwiększać się o ok. 7,2%, osiągając w przeciągu 4 lat wartość bliską 41,69 mld dolarów. Szacunki te wynikają w dużej mierze z rosnącej popularności wspomnianej chmury obliczeniowej, dzięki której oprogramowanie stało się znacznie bardziej osiągalne finansowo z perspektywy małych i średnich firm. System ERP dobrany wraz z odpowiednimi funkcjonalnościami to bowiem rozwiązanie, które powinno sprawdzić się dla każdej wielkości przedsiębiorstwa, dlatego warto rozważyć jego zakup w szybko postępującej dobie cyfryzacji.

#Artykuł sponsorowany